Lade die kostenlose WhatsApp Business App, registriere eine eigene Firmennummer und füll das Geschäftsprofil mit Öffnungszeiten, Adresse und Website aus. Auch eine Festnetznummer funktioniert, die Verifizierung läuft dann per Anruf statt SMS. Danach richtest du Schnellantworten, eine Abwesenheitsnachricht und den Zugang am Büro-PC ein, alles ohne laufende Kosten.

App laden und Firmennummer registrieren

Die WhatsApp Business App gibt es kostenlos für Android und iOS, sie läuft getrennt von der privaten WhatsApp-App auf demselben Gerät. Bei der Registrierung trägst du eine Firmennummer ein, die noch nicht privat bei WhatsApp angemeldet ist. Diese Trennung lohnt sich auch für Einzelunternehmer: Kundenchats bleiben von privaten Nachrichten getrennt, nach Feierabend lässt sich der Kanal stummschalten, und wechselt später ein Mitarbeiter, bleibt die Nummer beim Firmenhandy. Nutzt du eine Nummer bisher privat und willst sie zur Firmennummer machen, bietet die App beim ersten Start an, das bestehende Konto samt Chatverlauf in ein Business-Konto umzuwandeln. Nach der Eingabe der Nummer schickt WhatsApp einen Bestätigungscode per SMS, damit ist das Konto aktiv und du landest direkt in der Profileinrichtung.

Auch ohne zusätzliche Mobilnummer lässt sich ein WhatsApp Business Account erstellen, denn die Registrierung akzeptiert Festnetznummern. Statt des SMS-Codes wählst du dabei die Verifizierung per Anruf: Eine automatische Ansage ruft die eingetragene Nummer an und liest den Code vor. Für Betriebe mit etablierter Büronummer ist das oft der bessere Weg, weil Kunden dann eine einzige Nummer für Anruf und Chat nutzen. Achte nur darauf, dass der Verifizierungsanruf direkt durchkommt. Landet er in einem Sprachmenü oder einer Warteschleife, kommt der Code nie bei dir an.

Geschäftsprofil ausfüllen: Was Kunden bei jedem Chat sehen

Direkt nach der Registrierung fragt die App die Angaben für das Geschäftsprofil ab: Firmenname, Branche, eine kurze Beschreibung, Öffnungszeiten, Adresse, E-Mail-Adresse und der Link zur Website. Füll alle Felder aus, denn Kunden öffnen das Profil bei jedem neuen Chat und prüfen dort, ob sie mit dem richtigen Betrieb schreiben. Trag als Namen den offiziellen Firmennamen ein, unter dem Kunden den Betrieb kennen, und wähl die Kategorie, die deine Hauptleistung am genauesten trifft. Die Öffnungszeiten lohnen besondere Sorgfalt, weil sich die Abwesenheitsnachricht später daran koppeln lässt und Kunden im Profil sehen, wann sie mit einer Antwort rechnen können.

Adresse, Öffnungszeiten und Website-Link sollten exakt mit den Angaben auf deiner Website und in deinem Google-Unternehmensprofil übereinstimmen, damit Kunden überall dieselben Informationen finden. Wie Profil und Website zusammenspielen, zeigt der Artikel Google Unternehmensprofil eintragen und Website verbinden.

In den Unternehmenstools der App findest du einen Kurzlink im Format wa.me plus deine Nummer, wahlweise mit einer vorausgefüllten Nachricht wie „Guten Tag, ich habe eine Frage zu einem Angebot”. Diesen Link teilst du überall dort, wo Kunden ohnehin auf deinen Betrieb stoßen: in der E-Mail-Signatur, im Google-Unternehmensprofil, in Social-Media-Profilen. Denselben Chat öffnet der QR-Code, den die App direkt daneben erzeugt. Gedruckt auf Fahrzeugbeschriftung, Visitenkarte oder Baustellenschild führt er Kunden ohne Tippen ins Gespräch. Wie derselbe Link als Button auf deine Website kommt und was dabei rechtlich zu beachten ist, zeigt der Artikel WhatsApp Business auf der Website einbinden.

Abwesenheitsnachricht, Begrüßung und Schnellantworten

Drei Automatikfunktionen nehmen dir die immer gleichen Handgriffe ab. Die Begrüßungsnachricht geht automatisch an Kunden, die zum ersten Mal schreiben oder sich nach 14 Tagen Funkstille wieder melden, etwa mit einem kurzen Dank und dem Hinweis, wann geantwortet wird. Die Abwesenheitsnachricht springt außerhalb der Geschäftszeiten ein und lässt sich direkt an die Öffnungszeiten im Profil koppeln. Formulier sie so, dass sie eine Erwartung setzt: „Wir melden uns am nächsten Werktag” verhindert, dass Kunden nach zwei Stunden ohne Antwort beim Wettbewerber anfragen. Schnellantworten sind gespeicherte Textbausteine, die du im Chat über einen Schrägstrich abrufst. Hinter /anfahrt kann zum Beispiel dein Einzugsgebiet stecken, hinter /termin die Standardantwort zur Terminvergabe. Je häufiger eine Frage kommt, desto eher gehört die Antwort als Baustein hinterlegt.

Mehrere Geräte: WhatsApp Web für das Büro

Bis zu fünf Geräte lassen sich mit einem Konto verknüpfen, und erst das macht den Kanal im Betriebsalltag richtig brauchbar. Unter web.whatsapp.com meldest du den Büro-Rechner an, indem du in der App unter Einstellungen und Verknüpfte Geräte den QR-Code vom Bildschirm scannst. Danach laufen alle Chats parallel auf Handy und Rechner: Das Gerät mit der Firmennummer bleibt beim Chef oder auf der Baustelle, die Büroleitung antwortet zeitgleich am PC mit Tastatur und kopiert Details direkt aus Kalkulation oder Auftragsmappe in den Chat. Kunden merken davon nichts, sie schreiben durchgehend mit einer Nummer. Klär nur intern, wer den Kanal an welchem Tag betreut, damit jede Anfrage genau eine Antwort bekommt und keine doppelt oder gar nicht beantwortet wird.

WhatsApp Business App oder Business Platform

Für die meisten Handwerks- und Gewerbebetriebe reicht die kostenlose App vollständig aus. Sie deckt Geschäftsprofil, Kurzlink, QR-Code, Schnellantworten, Abwesenheitsnachricht und die verknüpften Geräte ab. Die WhatsApp Business Platform, häufig als API bezeichnet, richtet sich an Betriebe, die WhatsApp an ein CRM oder einen Chatbot anbinden wollen, und läuft in der Regel über einen Business Solution Provider. Seit Mitte 2025 wird sie nachrichtenbasiert abgerechnet. Für einen Betrieb, in dem ein oder zwei Personen die Kundenanfragen beantworten, lohnt sich dieser Aufwand fast nie. Prüf den Umstieg erst, wenn Anfragen strukturiert in ein CRM laufen sollen oder ein Chatbot die erste Sortierung übernehmen soll.

Datenschutz: Zwei Punkte vor dem Start

Sobald Kunden dich über WhatsApp erreichen können, gehört die Nutzung in die Datenschutzerklärung deiner Website: mit Hinweis auf die Verarbeitung durch WhatsApp beziehungsweise Meta und auf die Datenübermittlung in die USA. Meta ist seit 2023 unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, wodurch die Übermittlung auf einer anerkannten Rechtsgrundlage steht, die Informationspflicht in der eigenen Erklärung bleibt trotzdem bestehen. Zusätzlich empfehlen Fachquellen den Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Artikel 28 DSGVO, den Meta für Geschäftskunden bereitstellt. Was sonst noch in Impressum und Datenschutzerklärung gehört, behandelt der Artikel Impressum und Datenschutz auf der Firmenwebsite.

Der zweite Punkt betrifft die Kontakte selbst. Zieh Bestandskunden nicht ungefragt in den Kanal: Wer bisher per E-Mail oder Telefon mit dir kommuniziert hat, braucht eine Rechtsgrundlage, bevor du ihn aktiv über WhatsApp anschreibst, in der Praxis meist eine Einwilligung. Unkritisch ist der umgekehrte Weg: Der Kunde schreibt zuerst, weil er Kurzlink, QR-Code oder den Button auf der Website genutzt hat, und du antwortest im selben Kanal. Richte den Einstieg deshalb so ein, dass die erste Nachricht vom Kunden ausgeht.

Mit registrierter Nummer, vollständigem Profil, Kurzlink und den Automatiknachrichten steht der Kanal. Der wirksamste nächste Schritt ist die Website: Ein gut sichtbarer WhatsApp-Button neben dem Kontaktformular holt Anfragen dort ab, wo Kunden ohnehin nach deinem Betrieb suchen. Im Website-Abo von Mr.Site richten wir diesen Kontaktweg direkt bei der Einrichtung mit ein, inklusive der passenden Formulierung in der Datenschutzerklärung.